Las Unidades de Distribución o CTAs que tienen encargada la tarea de recogida de buzones a través de la aplicación informática MARABU II dispondrán de un espacio habilitado para el depósito de las sacas de los buzones donde se almacenarán en bandejas tipo C. En cada bandeja se incluirá el mismo número de sacas que buzones tenga la ruta, rotuladas con el número de ruta y sacas y el turno al que corresponde la recogida.
Al personal encargado de la recogida se le entregarán las sacas, las llaves de los buzones de la ruta, el lector óptico y la Hoja de Ruta con el nombre del encargado de la tarea, las direcciones de los buzones que debe recoger y el tipo de buzón instalado en cada dirección. Con el lector óptico, el responsable de la recogida debe leer los códigos de barras en el orden establecido: 1° el código del operario, 2° el código de la ruta y 3° y ultimo el código de inicio de la ruta. Estos códigos se encontraran agrupados por operario, ruta, inicio y fin de esta y estarán a disposición de los encargados en tablones para poder proceder a su lectura.
Las sacas vacías se introducirán en las bandejas para proceder al inicio de la ruta en el orden establecido de cada buzón. Una vez iniciada la ruta, tras abrir cada buzón se debe leer con el lector óptico el código que estos incorporan en su interior, se retira la saca del buzón (aunque se encuentre vacía) para introducirla en el vehículo. A continuación, se introduce una nueva saca vacía, de las preparadas en la bandeja, registrando con el lector óptico el código de barras de la nueva saca introducida.
Las posibles incidencias deben quedar reflejadas en la Hoja de Ruta y se comunicarán al responsable al regreso a la Unidad, estas pueden ser: imposibilidad de acceso o apertura del buzón, imposibilidad de lectura del código de la saca o el buzón por estar deteriorado o por fallo en del lector óptico..., dependiendo del tipo de incidencia siempre que sea posible se retirará la saca contenida en el buzón y se colocará una nueva vacía, anotando en la Hoja de Ruta los códigos de barras de los buzones y las sacas depositadas.
Finalizadas todas las recogidas asignadas en la Hoja de Ruta se retorna al centro donde se grabará con el lector óptico el código de fin de ruta y se entregará al responsable del centro la documentación (Hoja de Ruta) y el material utilizado para el desempeño de la tarea (llaves de los buzones y lector óptico), informando a este de las incidencias en caso de haberlas para su grabación en MARABU II.
En las Unidades que no se trabaja con lector óptico (sin MARABU II), solo se cambian las sacas en caso de estar muy sucias o deterioradas y la correspondencia de los buzones se recoge en bandejas.
Antes de salir del centro se recoge la Hoja de Ruta, las llaves de los buzones y se cargan las sacas y bandejas vacías en el vehículo. Durante la ruta se deben vaciar las sacas de cada buzón depositando su contenido en la bandeja vacía correspondiente, volviendo a introducir la misma saca en el buzón, salvo que esté muy sucia o deteriorada. En caso de incidencia se anotará en la Hoja de Ruta. Finalizadas todas las recogidas asignadas se retorna a la Unidad donde se descarga el contenido de las bandejas de la ruta, introduciendo este en las bandejas rotuladas con la etiqueta "Buzones" y devolviendo al responsable el material (llaves de buzones), la documentación (Hoja de Ruta) y comunicándole las posibles incidencias. Hay casos en los que la descarga de la correspondencia tras finalizar la ruta se realiza directamente en las Oficinas dependientes.
Los buzones se deben recoger en la hora establecida para el correcto funcionamiento de calidad de los plazos.